Die 18 wichtigsten Tools in meinem Online-Business (Website, Marketing, Organisation & Co.)

Ein Online-Business aufzubauen ist eine ziemliche Mammutaufgabe! Dafür braucht es sehr viel Durchhaltevermögen und Disziplin.

Um das aber zu tun, und dann vor allem aber auch im Alltag den Überblick zu behalten, alles gut zu managen und das eigene Business weiter wachsen zu lassen, gibt es viele hilfreiche Tools, die dich dabei unterstützen können!

In diesem Artikel stelle ich dir die Online-Business-Tools vor, die ich seit fast 3,5 Jahren in meinem eigenen Business nutze.

Achtung: Das ist natürlich sehr subjektiv, und es gibt für jedes Tool auch immer Alternativen - da gibt es nicht DIE beste Lösung. Aber das hier sind eben die Tools, die für mich am besten funktionieren!

Um es für dich so übersichtlich wie möglich zu machen, habe ich die Tools in mehrere Bereiche unterteilt: Website, Marketing, Organisation, Produktivität und Sonstiges.

Bereich #1: Website

Vorab: Natürlich braucht es nicht für jedes Online-Business zwingend auch eine Website. Ich finde aber schon, dass man auf jeden Fall eine haben sollte!

Alles, was du dort veröffentlichst, gehört nur dir - du hast die Kontrolle und bist nicht von Algorithmen etc. abhängig.

Bei allen Projekten, die ich gestartet habe, war die Website immer das Herzstück. Umso wichtiger, dass ich hier gute Tools zur Hand habe.

Was braucht es also alles für eine Website?

Hosting: Host Europe

Ich erstelle alle meine Websites mit WordPress (dazu kommen wir dann gleich), das heißt: Ich brauche einen Hostinganbieter!

Dort wird meine Website gespeichert und darüber laufen dann auch die E-Mail-Konten etc.

Ich habe mich hier 2017, als ich gestartet bin, nach einiger Recherche für Host Europe entschieden. Und das würde ich auch heute immer wieder tun, ich bin dort nämlich sehr zufrieden!

Ich habe alle meine Websites dort liegen. Das Preis-/Leistungsverhältnis passt hier für mich einfach. Außerdem ist der Support wirklich super (auch sonntags um 8 Uhr morgens. Ja, um die Zeit musste ich dort echt schon mal anrufen - und hatte nach zwei Minuten die Lösung).

Wenn du dich über den folgenden Button anmeldest, erhalten wir beide eine 25€ Prämie bei Host Europe:

Content-Management-System: WordPress

Wie schon gesagt nutze ich WordPress, um die Websites zu erstellen und würde auch nie etwas anderes machen!

Mit WordPress hast du einfach SO viele Möglichkeiten, eigentlich kannst du wirklich alles, was du möchtest, damit irgendwie umsetzen.

Das Grundgerüst lässt sich durch Plugins ganz einfach erweitern, ein Blog lässt sich damit auch ganz leicht aufbauen!

Wichtig: Ich nutze WordPress.org, deswegen brauche ich eben auch das Hosting. Das würde ich dir auch immer empfehlen, und NICHT WordPress.com!

WordPress Theme: Astra

Jede WordPress Website braucht ein Theme, denn das bildet quasi das Grundgerüst für den Aufbau der Seite und das Design (Farben, Schriftarten etc.). 

Ich nutze auf meinen Websites das Astra Theme, und zwar in der kostenlosen Version!

Damit kann ich alle wichtigen Grundeinstellungen tätigen. Ich finde den Customizer auch sehr übersichtlich und aufgeräumt und arbeite einfach gerne damit!

Auf meinem YouTube Kanal habe ich auch ein ausführliches Astra Tutorial.

Das Astra Theme bildet also das Grundgerüst, für den Rest ist Elementor zuständig:

Page Builder: Elementor

Um Seiten so flexibel wie möglich zu erstellen, nutze ich den Page Builder Elementor.

Du brauchst so einen Page Builder nicht zwangsweise. Je nachdem was du mit deiner Website vorhast kann es auch reichen, sich für ein passendes Theme zu entscheiden und dann mit dem Gutenberg-Editor zu arbeiten.

Mittlerweile nutze ich auch immer die Pro Version und erstelle damit die komplette Website, inkl. Header, Footer & Co. Hundertprozentige Empfehlung!

Weitere Plugins

Es gibt neben Elementor natürlich auch noch weitere Plugins, die bei mir auf keiner Website fehlen dürfen.

Diese hier alle aufzuzählen würde aber den Rahmen etwas sprengen, deswegen verweise ich an dieser Stelle einfach mal auf den anderen Beitrag, in dem ich genau darüber spreche: Wichtige WordPress Plugins

Bereich #2: Marketing

Deine Website, die Inhalte und Angebote sollen natürlich auch gefunden werden, und dafür braucht es Marketing!

Das ist natürlich ein riesengroßer Bereich. Sowas wie Social Media fällt bei mir aber - zumindest aktuell - weg, das mache ich nämlich quasi gar nicht.

Stattdessen setze ich mehr auf Content Marketing, also auf einen Blog, meinen Newsletter und z.B. auch auf YouTube.

E-Mail-Marketing: GetResponse und ConvertKit

Ohne E-Mail-Marketing geht in meinem Online Business gar nichts. Ich arbeite in diesem Bereich auch viel strategisch und kriege von meinen Kund*innen immer wieder die Frage: Welches Tool?

Die Bandbreite ist hier riesig und die Meinungen gespalten. Ich selber habe in den letzten Jahren hauptsächlich mit GetResponse und ConvertKit gearbeitet!

Die Tools sind beide komplett unterschiedlich aufgebaut, GetResponse vereint sehr sehr viele Funktionen (fast schon zu viele), während ConvertKit super simpel aufgebaut ist.

Welches für dein Business am besten geeignet ist, kommt natürlich immer drauf an 🙂

Glücklicherweise kannst du sie aber beide erstmal kostenlos testen:

E-Mail-Marketing: Thrive Leads

Noch ein E-Mail-Marketing Tool? Jap, Thrive Leads ist aber nicht dafür da, damit deine Kontakte zu managen, Newsletter zu versenden etc.

Stattdessen ist es ein WordPress Plugin, mit dem du die Anmeldeformulare erstellen kannst, die du auf deiner Website einbindest!

Das klingt so simpel, aber Thrive Leads ist so ein unglaublich powervolles Tool, auf das ich nicht mehr verzichten möchte. Schau dir gerne meine Review an, um mehr darüber zu erfahren!

Es gibt übrigens noch weit mehr Plugins von Thrive, die alle qualitativ sehr hochwertig sind. Und vor allem sind sie alle daraus ausgelegt, die Conversion Rate deiner Website zu erhöhen! Schau dir gerne hier den Thrive Themes Überblick an für einen kleinen Einblick.

Keywordrecherche: UberSuggest

Damit meine Inhalte auf dem Blog auch über Suchmaschinen gefunden werden (damit sich dann Leute in den Newsletter eintragen), braucht es zu Beginn erstmal eine Keywordrecherche.

Da findest du heraus: Wird das Keyword überhaupt gesucht? Wie viele monatliche Suchanfragen gibt es im Monat? Wie ist die Konkurrenz?

Ich nutze für diese Keywordrecherche UberSuggest in der gratis Variante. 

Das reicht für mich aus, denn auch wenn ich natürlich nach passenden Keywords suche, ist es mir wichtig, mich darauf nicht komplett zu versteifen. 

Ich schreibe auch Blogartikel zu Themen, die laut UberSuggest vielleicht gar nicht gesucht werden - wo ich aber in der Arbeit mit meinen Kund:innen merke, dass das ein wichtiges Thema ist!

Pinterest: Tailwind

Anders als man vielleicht annehmen könnte, ist Pinterest kein soziales Netzwerk, sondern viel mehr eine Suchmaschine! Und zwar eine, die für richtig Traffic auf der Website sorgen kann.

Dafür ist es allerdings wichtig, dass man regelmäßig pinnt. Und regelmäßig bedeutet in diesem Falls mehrmals am Tag - über den ganzen Tag verteilt.

Dafür habe ich (überraschenderweise) keine Zeit, aber es gibt zum Glück ein super Tool, dass das für dich übernimmt: Tailwind!

Hier kannst du eigene und fremde Pins einplanen, und Tailwind übernimmt das Pinnen dann automatisch für dich, immer jeweils zu den besten Zeiten.

In dieses Tool zu investieren lohnt sich wirklich zu 100%!

Webanalyse: Fathom Analytics

Diesen Punkt könnte man vielleicht auch in den Bereich Website zählen: Mit Fathom Analytics checke ich regelmäßig meine Statistiken!

Also wie viele Besucher:innen ich auf meiner Website habe, wie sie auf mich gekommen sind und welche Seiten sie genau anschaut haben. 

Und nein, ich nutze dafür nicht Google Analytics, sondern das datenschutzkonforme Fathom.

Das ist natürlich sehr interessant und kann wirklich spannende Erkenntnisse bringen, hier ist es aber auch sehr wichtig, dem ganzen nicht zuu viel Bedeutung zukommen zu lassen.

Du musst definitiv nicht jeden Tag in die Analytics reinschauen 🙂

Bereich #3: Organisation

Sagen wir es mal, wie's ist: Ein eigenes Business (online wie offline) erfordert verdammt viel Organisation!

Gerade dann, wenn man noch alleine arbeitet und kein Team hat, das einen unterstützt, ist man einfach für gefühlt 37 Bereiche gleichzeitig verantwortlich - da braucht's viel Organisation, um den Überblick zu behalten.

Umso wichtiger, dass du auch hier hilfreiche Online Business Tools nutzt, die dich dabei unterstützen!

Notizen: Evernote

Evernote ist ein Tool, mit dem du dir Notizen machen kannst. Das klingt richtig langweilig ? vor allem wenn ich bedenke, was für eine große Rolle Evernote bei mir jeden Tag spielt!

Ich mache damit so mega viel:

• Skripte für meine Videos schreiben
• Blogartikel vorbereiten
• Konzepte für neue Freebies und Produkte schreiben
• Ideen sammeln

Um mal nur ein paar Punkte zu nennen. Wenn ich Onlinekurse mache, sammle ich meine Notizen in Evernote, ich halte hier alles Wichtige für meine Reisen fest, und ich habe in Evernote auch meine komplette Bachelorarbeit strukturiert und geplant.

Halten wir fest: Ohne Evernote geht bei mir nix! Du kannst deine Notizen in Notizbüchern sortieren, damit es übersichtlich bleibt. 

Und natürlich gibt es auch hier noch wahnsinnig viele weitere Funktionen und Möglichkeiten - für mich ist es der Ort, an dem ich alle Konzepte, Ideen & Co. festhalte!

Dateien: Google Drive

In einem Online Business gibt es immer unglaublich viele Dateien, die ja auch irgendwo geordnet gesammelt werden wollen, damit man jederzeit alles wiederfindet.

Für die meisten meiner Dateien nutze ich dafür Google Drive, nur sehr große Dateien wie Videos speichere ich auf meiner externen Festplatte.

Und in Google Drive speichere ich übrigens auch Dateien wie Dokumente oder Tabellen, die ich z.B. mit meinen Kund:innen teile!

Projektmanagement: Meistertask

Um den Überblick über die Aufgaben und Deadlines zu behalten, die Woche für Woche so anfallen, kannst du ein Projektmanagement Tool nutzen.

Die Auswahl ist hier riesengroß, und hier ist es wirklich wichtig, dass du mal einige Tools ausprobierst, um herauszufinden, was für dich am besten funktioniert.

Mein Favorit ist bisher Meistertask. Ich finde das Tool optisch sehr ansprechend, und kann mich damit - für meine Zwecke - sehr gut organisieren.

Du kannst hier mehrere Projekte anlegen, wo du dann wiederum deine Aufgaben reinpackst.

Meistertask gibt es grundsätzlich kostenlos, in der Pro Version erhältst du dann einige (sehr praktische) zusätzliche Funktionen.

Dann kannst du z.B. Automationen anlegen, sodass bestimmte wiederkehrende Aufgaben jede Woche neu erstellt werden!

To do Listen, Termine & Co.: Bullet Journal

Okay, ein Bullet Journal gehört nicht direkt zu Online Business Tools. Für mich, meinen Alltag und meine Arbeit ist es aber mittlerweile unerlässlich!

Ich will hier gar nicht zu ausführlich auf das Bullet Journal System eingehen - wenn dich das interessiert, schau gerne mal auf meinem Bullet Journal Blog Punktkariert vorbei!

Kurz gesagt ist ein Bullet Journal ein Notizbuch, das du selber gestaltest und dementsprechend komplett an deine eigenen Bedürfnisse anpassen kannst.

Ich nutze meins für Monats- und Wochenübersichten, tägliche To do Listen, längere Listen für Projekte, Notizen usw.

Bei mir geht nichts mehr ohne!

Bereich #4: Produktivität

Wenn du dich also gut organisiert hast, dann müssen die ganzen Aufgaben jetzt noch abgearbeitet werden. 

Produktivität und Fokus sind dabei für viele eine riesengroße Herausforderung!

Neben der Disziplin, die du einfach von selber aufbringen musst, können dich auch hier praktische Online Business Tools bei der Arbeit unterstützen.

Zeiterfassung: Toggl

Auf den ersten Blick sollte man meinen, Zeiterfassung (also das Tracken der eigenen Arbeitsstunden) braucht man nur, wenn man für Kund*innen arbeitet und nach Stunden abrechnet.

Dachte ich auch, aber ich habe festgestellt, wie gut es mir tut, einfach alles zu tracken, was ich so arbeite!

So sehe ich auch, wie lange ich z.B. für einen Blogartikel brauche oder für das Beantworten von E-Mails. Probier das mal einige Wochen aus - ist total spannend!

Ich nutze dafür das kostenlose Tool Toggl. Du kannst hier Projekte und Kunden anlegen, die Zeit ganz einfach tracken und kriegst sehr detaillierte Reportings.

Leider kommt es auch immer mal wieder vor, dass ich das Tracken vergesse - aber das ist ja zum Glück kein Drama, wenn es nicht um abrechenbare Stunden geht.

Pausen machen: Pomodoro Timer

Von der Pomodoro-Technik hast du vielleicht schon mal gehört: Man arbeitet hier 25 Minuten und macht dann 5 Minuten Pause. Nach vier solchen Blöcken gibt es dann eine längere Pause.

Mehr über die Pomodoro-Technik und warum sie so produktiv macht kannst du hier nachlesen!

Ich nutze das auch hin und wieder, vor allem wenn ich Aufgaben abarbeiten möchte, die ich vielleicht schon länger vor mit herschiebe.

Damit ich mir die Zeit nicht selber tracken muss, nutze ich diesen Pomodoro Timer! Da kannst du die Zeiten z.B. auch auf 50 Minuten arbeiten und 10 Minuten Pause einstellen.

Bereich #5: Sonstiges

So eine Auflistung braucht immer einen Bereich Sonstiges 🙂 Hier kommen jetzt also alle weiteren Online-Business-Tools, die ich regelmäßig nutze, die aber in keine der anderen Kategorien passen.

Online-Business-Tools verknüpfen: Zapier

Ich weiß noch genau, wie ich vor ein paar Jahren Zapier entdeckt habe: Ich war völlig fasziniert davon, was eigentlich alles möglich ist!

Das Prinzip von Zapier ist eigentlich simpel: Es verknüpft zwei (oder mehrere) Online-Business-Tools miteinander.

Teilweise gibt es ja zwischen zwei Tools schon von Haus aus eine Integration - so kann ich z.B. Thrive Leads direkt mit ConvertKit verknüpfen, damit neue Kontakte auch wirklich in meinem E-Mail-Marketing Tool landen.

Manchmal gibt es diese Integrationen aber nicht, oder du brauchst sie einfach an anderer Stelle. Und dafür ist Zapier da!

Hier mal ein mini (mini mini) Einblick, was du damit machen kannst. Als Beispiel habe ich mal Google Tabellen ausgewählt:

Deiner Kreativität sind wirklich keine Grenzen gesetzt, wie du Zapier nutzen möchtest. Es gibt hier übrigens auch eine kostenlose Version, mit der du schon einige sogenannte Zaps erstellen kannst!

Videocalls: Zoom

Spätestens seit der Corona-Zeit dürfte Zoom dir ein Begriff sein.

Ich nutze Zoom allerdings schon viel länger, es ist eins der wichtigsten Online-Business-Tools für mich! Da ich komplett ortsunabhängig arbeite, mache ich damit sämtliche Calls mit meinen Kund:innen.

Wenn du nur Calls mit zwei Personen machst, reicht die kostenlose Version aus. Ab drei Personen musst du dann zahlen, sonst sind deine Calls auf 40 Minuten beschränkt!

Ich habe Zoom übrigens auch schon für Webinare genutzt - auch das hat immer super funktioniert.

Fazit: Meine wichtigsten Online-Business-Tools

Puh, das war ne lange Liste! Für mich selber tatsächlich auch gerade mal ganz spannend zu sehen, auf welchen Tools mein Online-Business (und mein Alltag!) eigentlich so beruht.

Wichtig nochmal: Für jedes Tool gibt es auch Alternativen, die vielleicht besser für dich funktionieren. 

Die meisten Tools kannst du erstmal kostenlos nutzen, und oft reicht das auch schon aus. Für Pro-Versionen gibt es häufig einen Testzeitraum, den du auf jeden Fall nutzen solltest (generell gibt es aber auch viele gute kostenlose Marketingtools).

Und auch ganz wichtig: Tools sind nicht alles. Du kannst die besten Tools nutzen, wenn du keine Strategie und keine guten Inhalte hast, wirst du nicht weit kommen.

Sieh Tools wirklich als Unterstützung an, die dir deinen Arbeitsalltag erleichtern! 🙂

Was sind deine wichtigsten Online Business Tools? Teil gerne deine Erfahrungen in den Kommentaren.

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Einige Links im Beitrag sind Affiliate Links. Wenn du dir darüber eins der Tools kaufst, erhalte ich eine Vermittlungsprovision - für dich bleibt der Preis selbstverständlich gleich! Ich empfehle nur Tools, die ich selber ausführlich getestet und für gut befunden habe.