Der ultimative Notion Guide: Wie du mit Notion dein Leben organisierst – Dashboards, Datenbanken & Co.

Kennst du diese Situation? Du hast für Aufgaben und Projekte, für Notizen und für deine privaten Projekte wie die Planung deiner nächsten Reise jeweils eine eigene App.

Manchmal nutzt du die Notizen-App am iPhone, manche Dinge landen in Evernote, wieder andere in einem Google Doc.

Und so verlierst du oft selber den Überblick, wo genau du jetzt nochmal was abgespeichert hast – weil deine Notizen über 3 Tools verteilt sind und du selber nicht genau weißt, was wohin gehört.

Mir ging es zumindest lange so und es hat mich wahnsinnig genervt – dann bin ich auf Notion gestoßen. Notion ist ein super flexibles Tool, in dem du alle genannten Dinge (und mehr) vereinen kannst, und zwar genauso, wie du es haben möchtest!

Wie das aussehen kann, also was mit Notion eigentlich möglich ist, und wie das Tool aufgebaut ist und funktioniert, erfährst du in diesem Guide.

Notion im Überblick

  • Ein Tool für alles: Da Notion so flexibel ist, kannst du Aufgaben- und Projektmanagement, Notizen, persönliche Themen wie Essens- und Reiseplanung und vieles mehr in einem Tool miteinander kombinieren.
  • Berufliche Nutzung: Egal ob du selbstständig bist oder im Team arbeitest – du kannst Notion für Aufgaben und Projekte, Content-Management, Brainstormings oder auch Prozesse und Dokumentationen nutzen.
  • Private Nutzung: Auch ohne eigenes Business ist Notion super nützlich, z.B. für wöchentliche Essensplanung, deine Ziele, das Tracken von Routinen und Gewohnheiten, Reisevorbereitungen…
  • Kostenlos nutzbar: Notion ist grundsätzlich kostenlos, wenn du alleine arbeitest. Für Teams zahlst du pro Teammitglied.

Was ist Notion überhaupt?

Notion bezeichnet sich selbst als „All-in-one-Workspace“ – und das trifft es ziemlich gut: Du kannst damit prinzipiell alles machen, was du möchtest (das klingt jetzt sehr vage, ich hab gleich noch ein paar Beispiele für dich, damit es klarer wird).

Ein ganz neuer Workspace in Notion sieht erstmal unspektakulär aus: Du kannst einzelne Seiten anlegen und diese mit Inhalten wie Text, Aufzählungen, Bildern und so weiter füllen.

Das wirklich mächtige Feature von Notion sind aber die Datenbanken. Was auf den ersten Blick aussieht wie reine Tabellen ist das, was Notion so besonders macht!

Kommen wir jetzt aber erstmal zu den Beispielen, bevor wir tiefer in Seiten, Datenbanken & Co. einsteigen.

5 Beispiele, was du mit Notion machen kannst

So ein leerer Workspace sieht erstmal nicht sehr inspirierend aus und du kannst dir vermutlich noch nicht so wahnsinnig viel darunter vorstellen, was du mit Notion machen kannst und warum das Tool so wertvoll ist.

Damit du ein besseres Bild von den Möglichkeiten kriegst, zeig ich dir jetzt fünf Beispiele, wie du Notion nutzen kannst! Behalte dabei bitte immer im Hinterkopf, dass das der Weg ist, wie ich Notion nutze. Deiner kann ganz anders aussehen!

Die Screenshots sind alle aus meinem eigenen Workspace. Die volle Tour kannst du dir hier im Video anschauen:

Aufgaben- und Projektmanagement

Das ist ein wenig der Klassiker, der dir mindestens ein anderes Tool erspart: Projekte und zugehörige Aufgaben in Notion managen. Am besten erstellst du dazu jeweils eine Datenbank für Projekte und Aufgaben, die du miteinander verknüpfst (wie das geht, dazu später mehr).

Ich nutze z.B. eine Seite als Projekte-Roadmap, wo ich aktive und bevorstehende Projekte auf einen Blick sehe und solche, die ich als „Perspektive“ kategorisiere, weil ich sie ggf. irgendwann mal angehen will:

So sieht ein einzelnes Projekt aus – die zugehörigen Aufgaben sehe ich direkt auf einen Blick und kann mir unten z.B. noch wichtige Notizen oder offene Fragen abspeichern:

Und damit ich sehe, welche konkreten Aufgaben genau heute dran sind, habe ich eine Heute-Seite (ganz oben sehe ich meine beruflichen Aufgaben, die privaten sind noch weiter unten):

Prozesse und SOPs für dein Business

Aufgrund der flexiblen Möglichkeiten, Seiten zu gestalten, ist Notion auch super um Prozesse und Abläufe im Business festzuhalten. Im Gegensatz zu Google Docs mit reinem Text und ggf. Screenshots kannst du hier mehrere Spalten erstellen, Callouts für besonders wichtige Hinweise einfügen, das letzte Änderungsdatum festhalten und einiges mehr.

Notion eignet sich also auch super für die Zusammenarbeit im Team – das gilt nicht nur für die Prozesse, sondern natürlich auch für's Aufgaben- und Projektmanagement.

Auf der Seite für meine Content-Planung habe ich ganz unten z.B. meine Prozesse für diesen Bereich eingebunden:

Notizen festhalten

Das Problem der verschiedenen Notiz-Apps hab ich oben schon angesprochen: Hier was gelesen was du dir merken willst, da ein cooles Zitat in einem Podcast gehört, und hier wieder eine neue Idee für's Business gehabt…

Notizen sind bei mir lange Zeit an drei verschiedenen Orten gelandet, was dafür gesorgt hat, dass ich nichts davon später nochmal bearbeitet oder teilweise überhaupt wahrgenommen habe.

In Notion habe ich eine Notizen-Datenbank für alles und kann meine Einträge so kategorisieren, dass ich sie jederzeit wiederfinde!

Neue Einträge, die z.B. noch kein Thema zugeordnet und keine kurze Zusammenfassung haben, sehe ich automatisch auf der Seite für meine Wochenreview. So stell ich sicher, dass wirklich alles bearbeitet wird:

Für neue Notizen, die ich anlegen will, habe ich eine Inbox-Seite erstellt. Alle neuen Einträge landen also direkt in der Notizen-Datenbank und ich kann sie entsprechend weiter verarbeiten.

Ziele setzen

Wer kennt's nicht – du setzt dir am Jahresanfang hochmotiviert neue Ziele, nur um diese dann nach spätestens zwei Wochen komplett aus den Augen zu verlieren. Ende des Jahres denkst du: War da nicht was?

Ich mache es in Notion so, dass ich meine Ziele für die jeweiligen Lebensbereiche auf der passenden Seite dafür ausspiele. Auf der Seite für die Reisen werden also z.B. meine Reiseziele angezeigt:

Meine aktuellen Ziele, an denen ich arbeite (die sich also hauptsächlich auf's Business beziehen), werden auf der Monatsseite angezeigt, sodass ich immer wieder daran erinnert werde und sie nicht aus den Augen verliere.

Reiseplanung

Auch rein privat kannst du Notion super nutzen, wie eben z.B. für die Reiseplanung: Ich habe auf einer Seite ganz übersichtlich alle wichtigen Infos, Links und Reisepläne abgespeichert.

Für meine Reise nach Kanada und die USA habe ich ganz oben z.B. die Flugdaten und wichtige To do's (inkl. der Links) gesammelt:

Weiter unten auf der Seite ist dann meine „Orte“ Datenbank eingebunden, gefiltert auf Orte in Kanada und den USA – hier geht's also schon an die konkretere Reiseplanung.

Und wo wir gerade beim Thema Ziele waren: Auch deine Bucket List kannst du hier natürlich abbilden!

Die Notion-Basics im Überblick

Jetzt hast du hoffentlich eine konkretere Vorstellung, was mit Notion so möglich ist – du erahnst jetzt, wie flexibel das Tool ist.

Wichtig: Die ganzen Möglichkeiten können einen am Anfang definitiv überfordern, so ging es mir zumindest. Und, ich bin ganz ehrlich: Deinen Workspace von null bis fertig aufzubauen, das geht nicht von heute auf morgen (wobei es „fertig“ vermutlich sowieso nicht gibt).

Aber: Dranbleiben und ausprobieren lohnt sich!

Starten wir daher mal mit den Basics, wie genau du in Notion jetzt eigentlich deine Inhalte erstellst und was es mit Seiten und Datenbanken auf sich hat. Das kannst du dir auch hier im Video anschauen:

Seiten vs. Datenbanken

Ganz wichtig zu verstehen ist der Unterschied zwischen Seiten und Datenbanken.

Die Seiten bilden quasi die Struktur deines Workspaces: Hier kannst du beliebige Inhalte einfügen (Text, Bilder, Aufzählungen, Zitate…) – von sehr simpel mit reinem Text bis hin zu sehr komplex mit verschiedenen integrierten Datenbanken ist alles möglich.

Die Heute-Seite, die du gerade schon kennengelernt hast, ist z.B. eine eher komplexe Seite, auf der mehrere Datenbanken eingebunden sind. Mein Personal HQ ist im Gegensatz dazu eher schlicht – es dient als Übersicht für die anderen Seiten, die von dort verlinkt sind:

Jeder Eintrag in einer Datenbank ist im Prinzip auch eine Seite, nur mit dem Unterschied, dass du für die einzelnen Einträge noch weitere Informationen, mehr Kontext etc. hinzufügen kannst. Diese werden ganz oben angezeigt und heißen Properties.

Das coole an Datenbanken ist, dass du sie von überall aus in deinem Workspace „abrufen“ und in der gewünschten Ansicht in deine Seiten integrieren kannst.

Und das ist es, was Notion so mächtig macht: Die Möglichkeit, nur die wirklich relevanten Infos an der relevanten Stelle anzuzeigen. So sehe ich auf meiner Heute-Seite z.B. automatisch immer nur die Aufgaben, die diese Woche dran sind, und in welcher Reihenfolge. Alles andere wird hier nicht angezeigt!

Weil die Datenbanken für die bestmögliche Nutzung von Notion so wichtig sind, kommen wir da gleich noch detaillierter zu.

Blöcke

Blöcke sind die Inhalte, die auf Seiten einfügen kannst. Das machst du, indem du ein / eingibst – dann öffnen sich die Optionen, die dir zur Verfügung stehen. Es gibt die sog. basic Blöcke:

  • Text
  • Überschriften (H1 bis H3)
  • Checkliste zum Abhaken
  • Aufzählungen (Bullet Points oder nummeriert)
  • simple Tabelle
  • Toggle (praktisch, um deine Seiten übersichtlich zu halten – hier fügst du wiederum Inhalte ein, die du einklappen kannst)
  • Zitat
  • Callout (farblich hinterlegte Blöcke mit Emoji)

Außerdem kannst du Medien aller Art in deine Seiten einbetten: Bilder, Videos, Audios, Dateien… alles kein Problem. Und auch Datenbanken kannst du wie gesagt in deine Seiten integrieren.

Der beste Weg, um dich mit den Blöcken vertraut zu machen, ist einfach auszuprobieren. Leg dir eine Testseite in deinem Workspace an und schau einfach mal, was so geht!

Datenbanken in Notion

Jetzt hast du schon einiges über Datenbanken gelesen und ich sag's nochmal: Erst die Datenbanken machen Notion zu dem mächtigen Tool, das es ist. Deswegen schauen wir uns die jetzt im Detail an!

Alles, was du zu Datenbanken wissen musst, findest du auch hier im Video-Tutorial:

Eine neue Datenbank erstellen

Es gibt zwei Varianten von Datenbanken: Inline und Full Page. Die Inline-Variante wird einfach auf einer Seite eingefügt und du kannst sie beliebig mit anderen Blöcken kombinieren. Die Full-Page-Datenbank hingegen hat quasi, wie der Name schon sagt, eine eigene Seite – diese besteht nur aus Datenbank.

Ich selber arbeite ausschließlich mit der Full-Page-Variante. Da du diese trotzdem in der gewünschten Ansicht in Seiten integrieren und dort mit anderen Blöcken kombinieren kannst, hast du dadurch keinen Nachteil – im Gegenteil, ich finde es so deutlich übersichtlicher.

Zu viele Datenbanken können nämlich schnell dafür sorgen, dass dein Workspace sehr unübersichtlich wird!

Eine neue Datenbank wird dir immer in der Tabellenansicht und mit drei leeren Einträgen angezeigt:

Das erste, was du an der Stelle immer machen solltest: Die relevanten Properties erstellen. Dazu öffnest du einen der Einträge – wenn du diesen bearbeitest und hier Properties hinzufügst oder löschst, wird das für alle anderen Einträge innerhalb der Datenbank übernommen.

Die Properties

Die Properties sind dazu da, dem Eintrag einer Datenbank mehr Informationen und Kontext zu geben. Stand jetzt gibt es 12 Basic Properties:

  • Text: beliebiger Text, den du auch formatieren kannst (z.B. farbig oder fett schreiben)
  • Number: Zahlen, auch Währungen sind möglich
  • Select: Hier legst du verschiedene Optionen an, von denen du dann pro Datenbank-Eintrag einen auswählen kannst – super also für Kategorisierungen
  • Multi-Select: wie Select, nur dass du mehrere Optionen pro Eintrag auswählen kannst
  • Status: perfekt für Aufgaben, Projekte etc., um den aktuellen Status anzuzeigen
  • Checkbox: für alles, was eine klare ja/nein Angabe braucht (z.B. erledigt oder nicht erledigt)
  • Date: Du kannst ein konkretes Datum oder eine Zeitspanne von bis angeben
  • Person: Wenn du Notion im Team nutzt, kannst du den Eintrag einer Person zuweisen (super für Aufgaben-Management)
  • Files & Media: um zugehörige Dateien im Datenbank-Eintrag zu hinterlegen
  • URL: für wichtige Links, Ressourcen oder Quellenangaben
  • Email: für E-Mail-Adressen
  • Phone: für Telefonnummern

In einer Datenbank für Filme und Serien könnten die Properties z.B. so aussehen:

Wie bei den Blöcken auf Seiten gilt auch bei den Datenbank-Properties: Leg dir am besten eine Test-Datenbank an, z.B. für deine Lieblingsserien oder deine Rezepte.

Frag dich für jede Datenbank: Welche Informationen sind mir in dem Kontext wichtig?

Datenbanken verknüpfen

Spannend wird's, wenn du Datenbanken mithilfe der Relation Property miteinander verknüpfst!

So kannst du z.B. Aufgaben einem Projekt zuweisen und schnell hin und her springen, bei den Serien die zugehörigen Zitate anzeigen oder bei Rezepten direkt die Lebensmittel hinterlegen (und gleichzeitig bei einem Lebensmittel sehen, welche Rezepte dazugehören).

Bei einem Rezept könnte das also so aussehen:

Wenn ich von hier aus auf die Haferflocken klicke, sehe ich direkt mehrere Rezepte, die ich damit machen kann. Sehr praktisch, wenn du z.B. noch Süßkartoffeln hast und dich fragst, was du damit kochen könntest!

Du kannst übrigens auch eine Verknüpfung zur selben Datenbank herstellen – um z.B. bei einem Rezept weitere ähnliche Rezepte anzuzeigen oder bei einem großen Projekt die zugehörigen Unterprojekte.

Ansichten einer Datenbank

Richtig magic wird's jetzt, wenn du die erstellten Datenbanken in unterschiedlichen Ansichten nutzt. Mithilfe von Filtern und der Sortierfunktion kannst du dir so überall in deinem Workspace genau die Einträge und Infos anzeigen lassen, die du an der Stelle wirklich brauchst.

Ich zeig's dir wieder anhand von Beispielen – nehmen wir mal meine Reiseplanung für Kanada:

In der Table-Ansicht sehe ich alle Orte im Osten von Kanada und den USA, die wir bei Recherchen gefunden haben, jeweils mit Kategorie und Land und ggf. noch Notizen dazu:

Da ich die Orte ja noch nicht kenne, habe ich im Datenbank-Eintrag jeweils ein Bild hinterlegt, um mir was darunter vorstellen zu können. Das kann ich mir in der Gallery-Ansicht direkt anzeigen lassen:

Als die Reiseplanung dann konkreter wurde, hab ich für die Orte, die wir gebucht haben, das Datum hinterlegt, von wann bis wann wir dort sein werden – in der Calender-Ansicht sehe ich dann genau, wann was geplant ist:

Wir haben hier also eine Datenbank mit drei verschiedenen Ansichten, die mir jeweils ganz unterschiedliche Infos liefern!

Noch ein Beispiel: Aufgaben und Projekte. In der Timeline-Ansicht sehe ich, von wann bis wann welche Projekte laufen (die braucht also wie der Kalender ebenfalls die Datums-Property, um sie nutzen zu können):

Die Board-Ansicht ist ähnlich aufgebaut wie z.B. Trello. Hier werden die Einträge anhand einer Property gruppiert (hier im Beispiel nach Status) und als Karten angezeigt. Um den Status zu ändern, kann ich die Karten einfach in die passende Spalte ziehen – das geht also z.B. auch gut mit der Priorität:

Die letzte Ansicht ist die Liste, die ich z.B. für meine Content-Planung nutze. Ich sehe rechts meine Content-Ideen in der Listen-Ansicht und kann sie, um sie einzuplanen, einfach nach links in den Kalender ziehen – dann wird das Datum automatisch zum Eintrag hinzugefügt:

Filter und Sortieren

Wichtig bei diesen Ansichten sind natürlich die Filter, damit du wirklich nur die relevanten Einträge einer Datenbank angezeigt kriegst. Auch hierfür brauchst du wieder die Properties, denn darauf beziehen sich sowohl die Filter als auch die Sortierfunktion.

Du kannst simple Filter einstellen (z.B. Alle Aufgaben mit Status „In Arbeit“) oder mehrere Regeln kombinieren. Der Filter für die Aufgaben auf meiner Heute-Seite sieht so aus:

Du merkst: Die Datenbanken sind sehr vielfältig und können auch sehr komplex werden. Es braucht definitiv eine Weile, um sich hier gut reinzufinden. Wie du damit am besten startest, zeig ich dir am Ende des Artikels noch!

Dashboards in Notion erstellen

Jetzt weißt du also, was Seiten sind und hast auch die Datenbanken näher kennengelernt. Diese beiden Dinge bringen wir jetzt zusammen!

Im Kontext von Notion hast du vielleicht schon mal von Dashboards gehört.

Dashboards sind teilweise sehr komplex aufgebaute Seiten, die verschiedene Komponenten und Inhalte zusammenbringen – häufig auch mit verschiedenen Datenbanken, die in die Seiten integriert sind.

Meine Heute-Seite ist z.B. so ein Dashboard, wo ich eben alles sehe, was heute relevant ist:

  • mein Journal mit meinen Gewohnheiten zum Abhaken
  • meine aktuellen beruflichen Aufgaben für die Woche (in verschiedenen Ansichten – hier im Screenshot gruppiert nach jetzt, als nächstes und später)
  • eine kurze Sonstiges-Liste mit Kleinigkeiten, die ich nicht vergessen will (wenn ich z.B. noch eine E-Mail schreiben muss)
  • meine privaten Aufgaben und Projekte

Ich kombiniere hier also die basic Blöcke wie Text, Überschriften, Callouts etc. mit verschiedenen Datenbank-Ansichten. Die in die Seiten zu integrieren, ist ganz einfach – dazu gibst du einfach den Befehl /cr an der gewünschten Stelle ein, um den Block „Linked view of Database“ einzufügen.

Du wählst die gewünschte Datenbank aus und kannst dann die Ansicht, Filter etc. beliebig einstellen!

Inhalte aus dem Netz in Notion speichern

Du kannst Notion auch wunderbar als Bibliothek und Speicherort für alles nutzen, was du liest, anhörst, anschaust, festhalten willst.

Für Artikel, Rezepte oder Videos, die du online gefunden hast, gibt es den Notion Web Clipper – ich würde dir allerdings eher eine andere Chrome-Erweiterung empfehlen, nämlich Save to Notion. Damit werden diese Dinge genau in der richtigen Datenbank gespeichert.

Wie startest du am besten mit Notion?

Das klingt alles gut und du willst jetzt auch mit Notion starten? Dann sind hier die Schritte, die du gehen solltest – und denk dran: Am Anfang können die ganzen Möglichkeiten schnell überfordern, deswegen gib dir Zeit für den Wechsel zu Notion und finde dich ruhig langsam rein!

Schritt 1: Mach dir einen Plan.

Bevor du anfängst, deinen Workspace aufzubauen, solltest du dir erstmal einen groben Plan machen, wie und für was du Notion eigentlich nutzen möchtest. Sonst fängst du schnell an, wie wild Seiten und Datenbanken anzulegen, und kreierst mehr Chaos als ein nützliches System.

Welche Lebensbereiche willst du mit Notion managen? Welche Seiten und Datenbanken könnten dafür hilfreich sein?

Schritt 2: Erstell die nötigen Datenbanken.

Wenn der grobe Plan steht, würde ich damit anfangen, die Datenbanken zu erstellen und zu füllen. Das alleine wird vermutlich einige Zeit dauern (meine sind immer noch nicht vollständig).

Damit du nicht den Überblick verlierst, kann ich dir empfehlen, deine Datenbanken alle auf einer Seite zu sammeln, z.B. so:

So siehst du auf einen Blick, was du schon hast. Und abrufen kannst du die Datenbanken wie gesagt eh von überall aus in deinem Workspace, deswegen bring am besten direkt von Anfang an Struktur rein!

Schritt 3: Starte mit einer Startseite für alles Wichtige.

Jetzt kannst du langsam anfangen, deinen Workspace aufzubauen. Denk dran, dass die Seiten die Struktur deines Workspaces bilden sollten – am besten startest du daher mit einer Art Startseite, auf der du alles Wichtige findest.

Hier willst du auch die nötigen Unterseiten erstellen, um dein Menü nicht komplett zu überfrachten. Wenn du Notion beruflich und privat nutzt, kannst du ein Personal HQ und ein Business HQ erstellen:

Schritt 4: Nutze Notion erstmal nur für eins.

Um dich reinzufinden und dir selber genug Zeit zu geben, Notion weiter einzurichten, empfehle ich dir, das Tool erstmal nur für eine Sache zu nutzen – z.B. um deine Notizen zu sortieren oder für's Aufgaben- und Projektmanagement. Wenn du bald einen Urlaub oder eine Reise vor dir hast, mach die Planung in Notion.

Nur durch die tatsächliche Nutzung von Notion wirst du schnell damit vertraut werden und merken, was genau dir wichtig ist und welche Struktur für dich funktioniert – und was nicht!

Ich wünsch dir viel Spaß mit Notion 🙂

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Hi, ich bin Lea! 2017 habe ich mein erstes Online-Projekt Punktkariert an den Start gebracht und neben meiner Liebe für's Schreiben vor allem auch meine Liebe für Tools entdeckt.

Ja, es klingt komisch... aber ich könnte mich stundenlang darin verlieren, neue Tools zu entdecken. (Könnte? Okay, es passiert regelmäßig. #nerd)

Die eigene Website, das Marketing drumherum, Produkte online erstellen und verkaufen - all das ist einfacher mit den richtigen Tools. Und genau diese Tools lernst du hier kennen!

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