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Hast du schon einmal versucht, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für bestimmte Prozesse zu erstellen? Egal ob für interne Dokumentationen (z.B. für neue Mitarbeiter:innen), als Bonusmaterial in deinem Onlinekurs oder aus anderen Gründen.
Dann weißt du, dass das oft mit viel Aufwand verbunden ist!
Von zahlreichen manuellen Screenshots bis hin zu ausführlichen Beschreibungen, was genau bei jedem Schritt zu tun ist – der Prozess kann schnell überwältigend werden, sodass man das Thema doch eher hinten anstellt.
Doch es gibt eine Lösung, die diesen Vorgang erheblich vereinfacht: Scribe.
In diesem Artikel zeig ich dir, wie dieses sehr nützliche Tool funktioniert, welche Funktionen es mitbringt und wie du damit im Handumdrehen sämtliche Prozesse dokumentieren und Anleitungen erstellen kannst.
Wie funktioniert Scribe?
Es ist eigentlich ganz simpel: Mit Scribe kannst du innerhalb von Sekunden jeden Prozess in eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung umwandeln. Alles, was du tun musst: Den Prozess einmal durchklicken, während Scribe die notwendigen Schritte aufzeichnet.
Das Ganze funktioniert mithilfe einer Browser-Erweiterung. Die installierst du, loggst dich darüber in dein Scribe-Konto ein und klickst auf "Start Capture".
Jetzt musst du wirklich nichts anderes tun, als den entsprechenden Prozessablauf einmal durchzuklicken!
Wenn du fertig bist, beendest du die Aufnahme. Dann dauert es wirklich nur wenige Sekunden und Scribe erstellt daraus eine Anleitung – was das Tool nämlich bei der Aufzeichnung gemacht hat: Jedes Mal, wenn du auf etwas geklickt hast, einen Screenshot zu erstellen.
Diese ganzen Screenshots mit den einzelnen Prozessschritten werden dann zu einer Anleitung zusammengefügt:
Ein Beispiel, wie so ein aufgenommener und unbearbeiteter Prozess aussieht, kannst du dir hier anschauen!
Den erstellten Prozess bearbeiten und anpassen
Nach der Erstellung kannst du deine Anleitung natürlich nachbearbeiten. Dazu klickst du oben rechts auf "Edit" und hast dann die Möglichkeit, den gesamten Prozess noch manuell nachzubearbeiten.
Das wird vermutlich auch nötig sein, denn Scribe erstellt zwar automatisch eine Beschreibung für jeden Schritt, die ist allerdings standardmäßig auf Englisch – wenn du deutsche Texte dazuhaben willst, musst du diese also anpassen.
Leider gibt es aktuell keine Möglichkeit, die Standardsprache direkt zu ändern.
Darüber hinaus gibt es auch noch weitere Bearbeitungsmöglichkeiten für die Screenshots:
- den angezeigten Bildausschnitt ändern
- das Bildformat ändern (von Landscape zu Quadrat beispielsweise)
- das Klickziel, das automatisch markiert wird, ändern
- weitere Elemente hinzufügen, z.B. Text oder Pfeile
- einzelne Bereiche verpixeln, um sensible Informationen zu schützen
Zusätzliche Schritte oder Anweisungen hinzufügen
Die einzelnen Schritte des Prozesses wurden bei der Aufnahme also festgehalten – darüber hinaus kannst du aber noch weitere Elemente zur Prozessdokumentation hinzufügen!
In der Ansicht mit allen generierten Screenshots klickst du dazu an der gewünschten Stelle auf das + und hast dann verschiedene Optionen zur Verfügung:
So kannst du manuell weitere Schritte hinzufügen (mit Screenshot dazu oder ohne, wie du willst), aber auch Tipps oder sogenannte Alerts. Die Tipps kriegen dabei einen grünen Hintergrund, Alerts einen roten. Damit sind sie z.B. für wichtige Hinweise oder Warnungen geeignet.
Mithilfe von Überschriften kannst du die Prozessschritte noch in einzelne Kapitel unterteilen – praktisch, wenn du sehr lange Anleitungen erstellst.
Falls du bei der Überarbeitung bemerkst, dass bspw. mehrere wichtige Schritte fehlen, kannst du über "Capture" auch direkt von hier aus eine weitere Aufnahme starten, die dann an der entsprechenden Stelle eingefügt wird.
Prozessdokumentation exportieren und teilen
Natürlich musst du die Anleitung jetzt nicht in Scribe lassen, sodass sie immer darüber abgerufen werden muss – du kannst sie auch exportieren oder teilen.
Als Export-Optionen stehen dir PDF, HTML und Markdown zur Verfügung:
Über Markdown kannst du die Anleitung dann z.B. in ein entsprechendes Notion-Dokument einfügen, um dort in einem Unternehmens-Wiki alle Geschäftsprozesse zu sammeln und zu dokumentieren. Übertragen werden alle Screenshots, Hinweise und natürlich die Beschreibung der einzelnen Schritte.
Alternativ hast du auch die Möglichkeit, Anleitungen auf anderen Plattformen einzubetten – z.B. bei WordPress, so wie dieses Beispiel hier:
Und natürlich kannst du den Prozess auch per E-Mail mit anderen Leuten teilen.
Dokumente mit mehreren Anleitungen erstellen
Für umfangreichere Projekte kannst du mehrere Scribes in einem Dokument zusammenfassen, um Ordnung zu schaffen und eine übersichtliche Darstellung der Prozessdokumentation zu gewährleisten. Bei Scribe heißt das ganze dann einfach "Page".
Wenn du eine solche Seite neu anlegst, sieht das wirklich aus wie ein leeres Dokument, das du jetzt beliebig füllen kannst. Du kannst dafür KI zu Hilfe nehmen, um z.B. einen ersten Entwurf erstellen zu lassen, oder selber bei null starten.
Wenn du einen Schrägstrich eingibst, werden dir alle Optionen angezeigt, die du zur Seite hinzufügen kannst:
Du kannst das Dokument also völlig frei gestalten! Wenn du bspw. einen Mitgliederbereich hast, könntest du ein solches Dokument als Bonus zur Verfügung stellen – mit allen wichtigen Prozessen direkt integriert.
Auch für das Onboarding von neuen Mitarbeiter:innen ist das super geeignet; hier kannst du z.B. alle Anleitungen integrieren, die man am ersten Tag braucht, um sich neu einzurichten.
Am Ende könnte das ganze zum Beispiel so aussehen:
Diese Preise kommen bei Scribe auf dich zu
Die Grundversion von Scribe ist kostenlos! Damit kannst du Anleitungen innerhalb deines Webbrowsers aufzeichnen. Wenn du auch Prozesse in anderen Apps oder Programmen festhalten willst, brauchst du die Pro-Version.
Damit stehen dir dann allerdings auch sämtliche Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung!
Die Pro-Version startet bei 29 Dollar im Monat für Einzelpersonen und 15 Dollar pro Monat und pro Person im Team-Plan (hierfür brauchst du mindestens fünf Personen).
Falls du nur einmalig bestimmte Anleitungen mit dem Tool erstellen willst, buchst du einfach für einen Monat und kündigst dann wieder; das lohnt sich auf jeden Fall. Bei den Jahresplänen gibt es nochmal etwas Rabatt.
Hier kannst du dich kostenlos anmelden!
Scribe im Video-Tutorial
Wenn du den ganzen Prozess (pun intended) nochmal in Aktion sehen willst, bevor du's selber ausprobierst, schau dir gerne hier mein Video-Tutorial zu Scribe an:
Fazit: Prozessdokumentation mit Scribe
Scribe ist ein sehr nützliches Tool für alle, die regelmäßig (oder auch nur einmalig) Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Prozessdokumentationen erstellen müssen! Du sparst damit nicht nur Zeit, die sonst für manuelle Screenshots etc. draufgehen würde, sondern sorgst auch für klare, leicht verständliche Anleitungen.
Zur besseren Übersichtlichkeit kannst du zum einen die einzelnen Scribes flexibel bearbeiten, sodass keine wichtige Info verloren geht, und zum anderen auch die "Pages" erstellen und dort beliebig viele Scribes integrieren.
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Bei den Links zu Scribe handelt es sich um Affiliate Links. Wenn du dir darüber einen Pro-Account erstellst, erhalte ich eine Provision – für dich ändert sich am Preis natürlich nichts!
