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Seit Anfang 2022 ist ein Tool aus meinem Online-Business nicht mehr wegzudenken: Notion. Projekte, Aufgaben, Ideen, Content – ich manage alles darin und wüsste ohne gar nicht mehr, wo mir der Kopf steht.
In diesem Gastartikel stellt Philipp Stelzel dir eine sehr spannende Funktion von Notion vor: Die Datenbank-Automatisierungen!
Wie der Name schon vermuten lässt, kannst du damit bestimmte Dinge innerhalb deines Workspaces automatisieren. Wie das genau funktioniert und was damit z.B. möglich ist, erklärt dir Philipp.
In diesem Beitrag werde ich die neueste Innovation in Notion vorstellen: Datenbank-Automatisierungen.
Seit 2 Jahren läuft mein Business fast zu 100% in Notion. Das Tool verwaltet meine Aufgabenlisten, Notizen und hilft mir beim Organisieren meines Content-Marketing-Kalenders.
Doch für Automatisierungen innerhalb von Notion musste ich lange Zeit auf externe Tools wie Zapier oder Make zurückgreifen, was nicht nur zeitaufwändig, sondern auch umständlich war. Diese Tools ermöglichten es zwar, einige Aufgaben zu automatisieren, aber es fühlte sich immer so an, als ob ein wichtiges Puzzleteil in meinem Workflow fehlen würde.
Dann endlich, vor einigen Monaten, erreichte mich die Nachricht, auf die ich so lange gewartet hatte: Automatisierungen sind nun auch in Notion-Datenbanken möglich.
Seither steht diese Funktion Pro-Accounts zur Verfügung. Dennoch sind vielen Nutzern möglicherweise die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten dieser Funktion noch immer nicht bekannt.
Daher will ich dir in den folgenden Zeilen erklären:
- Was Automatisierungen sind
- Wie du Datenbank-Automatisierungen in Notion erstellst
- Welche Anwendungsfälle es gibt
Was sind überhaupt Automatisierungen?
Unter Automatisierungen verstehen wir Abläufe, bei denen bestimmte Aufgaben oder Handlungen von Software ohne menschliches Eingreifen ausgeführt werden.
Sie basieren auf vordefinierten Regeln, Bedingungen oder Algorithmen und können dazu beitragen, wiederkehrende Aufgaben effizienter, fehlerfreier und schneller zu erledigen.
Und genau das kannst du in Notion auch für deine Datenbanken einrichten!
Wie erstellt man Datenbank-Automatisierungen in Notion?
Datenbank-Automatisierungen in Notion sind Abfolgen von Aktionen, die bei einer bestimmten Änderung einer Datenbank stattfinden.
Um auf die Funktion zuzugreifen, klicke in der Datenbank auf das Blitz-Symbol.
Jede Automatisierung benötigt einen Auslöser (Trigger), der eine Änderung in einer Notion-Datenbank durchführt. Die Aktion ist das Ergebnis dieser Änderung.
Es gibt zwei Arten von Auslösern:
- Seite hinzufügen: Das Hinzufügen einer Seite zu einer Datenbank
- Eigenschaft bearbeiten: Das Bearbeiten einer Eigenschaft in einer Datenbank
Diese zwei Auslöser können zu drei Arten von Aktionen führen:
- Seite hinzufügen: Fügt einen neuen Eintrag zu einer Datenbank hinzu. Hierbei muss es sich nicht um die Auslöser-Datenbank handeln – du kannst jede beliebige Datenbank in deinem Workspace wählen.
- Seite bearbeiten: Bearbeitet Eigenschaften in einer Datenbank (z.B. die Status-Property ändern). Du kannst mehrere Eigenschaften gleichzeitig bearbeiten.
- Slack Benachrichtigung senden: Sendet eine Benachrichtigung an einen Slack-Kanal.
Automatisierungen für kostenlose Notion-Accounts
Der volle Umfang der Datenbankautomatisierung steht nur Nutzer:innen mit einem kostenpflichtigen Notion-Account zur Verfügung. Doch auch mit einem kostenlosen Account lassen sich einige Features nutzen.
So kannst du z.B. Slack-Benachrichtigungs-Automatisierungen erstellen und Automatisierungen nutzen, die mittels Notion-Vorlage in den Account dupliziert wurden. Diese Automatisierungen kannst du dann allerdings nicht selber bearbeiten, sondern aktivieren oder deaktivieren.
3 Anwendungsfälle für Datenbankautomatisierungen in Notion
Für Automatisierungen in Notion gibt es unzählige Anwendungsmöglichkeiten, die ich hier gar nicht alle auflisten kann. Deswegen zeige ich dir beispielhaft drei Beispiele, die ich in meinem Arbeitsalltag schon verwendet habe.
Alle Beispiele kannst du dir hier live in Aktion anschauen!
1. Standard-Aufgaben erstellen
In meinem Aufgaben-Dashboard ist es häufig erforderlich, die immer gleichen Aufgaben hinzuzufügen, insbesondere bei der Anlage neuer Projekte oder Kunden. Früher konnte ich dies nur manuell machen, aber mit einer einfachen Automatisierung kann ich diese Aufgaben nun in wenigen Sekunden erledigen
Zuerst muss ich einen Trigger hinzufügen. In meinem Beispiel wird dieser ausgelöst, wenn in der Projekt-Datenbank ein neues Projekt angelegt wird.
Der Trigger kann noch gefiltert werden – so ist es vielleicht ratsam, die Aktion nur dann auszulösen, wenn dem Projekt eine bestimmte Kategorie zugeordnet wird. So kannst du für verschiedene Projekt-Kategorien verschiedene Standardaufgaben festlegen.
In meinem Beispiel lege ich das Projekt “Kunden Onboarding” an. Sobald dieses erstellt wird, werden die folgenden 3 Standardtasks erstellt:
- Onboarding-Call
- Kundenaccount konfigurieren
- Follow-Up
2. Aufgaben einem Teammitglied zuweisen
Die Kanban-Ansicht in Notion ("Board") wird häufig von Teams verwendet, um Aufgaben von einer Stufe in die nächste zu verschieben.
Wenn sich nun die Kategorie ändert, soll sich auch das dafür verantwortliche Teammitglied ändern. Wie kann diese Aufgabenstellung mit einer Datenbankautomatisierung gelöst werden?
Einfach!
Als Trigger dient diesmal die Bearbeitung einer Eigenschaft/Property.
In meinem Beispiel gibt es 4 Kategorien:
- Recherche
- Script Writing
- Video Recording
- Video Editing
Jede dieser Kategorien dient als Trigger für ein bestimmtes Teammitglied.
Wird “Recherche” ausgewählt, fügt die Automatisierung zum Beispiel Tom in die Personen-Eigenschaft hinzu.
3. Arbeitszeit tracken
Mein Projektmanagement-Template beinhaltet auch einen Arbeitszeit-Tracker. Der ist nicht gut angekommen, da die Nutzer die Zeit manuell eintragen mussten, was im Vergleich zu den vorhandenen Tracking-Apps wie Toggl & Co. überaus umständlich ist.
Dank der Datenbank-Automatisierung kann ich nun automatisch einen Zeitstempel erzeugen, sobald der Status einer Aufgabe geändert wird. Arbeitszeit-Tracking ist nun auch in Notion unkompliziert möglich.
Fazit: Datenbank-Automatisierungen in Notion
Datenbank-Automatisierungen revolutionieren die Art und Weise, wie wir Notion nutzen können. Richtig angewendet kann diese Funktion dir viel Zeit sparen, aber auch Fehler reduzieren, da Aktualisierungen nicht mehr manuell durchgeführt werden müssen.
Die hier genannten 3 Beispiele sind natürlich nur ein kleiner Ausschnitt aus möglichen Use-Case. Ich würde mich überaus freuen, wenn du deine ganz persönlichen Anwendungsfälle in den Kommentaren mit uns teilen würdest.
Über Philipp Stelzel: Philipp ist Notion Consultant und Notion Ambassador aus Wien. Über sein Lieblingstool schreibt er regelmäßig auf nocode.fit und seiner persönlichen Webseite philipp-stelzel.com.
